רכז/ת אדמיניסטרציה, רכש ותפעול
יונייטאד היא מיזם משותף (חל"צ) של משרד התפוצות ומכללת הרצוג שמטרתו לחזק את החינוך היהודי הפורמלי בתפוצות. יונייטאד פועלת ליצירת רשת חינוך יהודית גלובלית, תוך מתן מענים לאתגרי החינוך היהודי בעולם – פיתוח מקצועי למורים, פיתוח תכניות לימוד, יצירת רשתות עמיתים ועוד. פעילות יונייטאד מתקיימת בשותפות מלאה עם שותפים חינוכיים ופילנתרופים בכל העולם.
התפקיד כולל:
ניהול יומן ותיאום פגישות
- ניהול יומנים של מנכ"לית הארגון ועוד ארבעה א.נשי צוות.
- קביעת פגישות בזום ובאופן פרונטלי ביניהן פגישות הצוות ופגישות רבות משתתפים
- קשר יום יומי עם משרד התפוצות בכל הנוגע לפגישות
- קשר ישיר עם חברי הועדה המייעצת ליונייטאד- שליחת זימונים והודעות לחברי הועדה באנגלית
- תיוק וסידור כונן שיתופי ליונייטאד וחומרים ארגוניים
- כתיבת פרוטוקולים לוועדות השונות הקשורות בהפעלת יונייטאד ולישיבות הצוות לסוגיהן
- ניהול המשרד
- מענה טלפוני במשרד
- פרסום של הודעות מכרזים באתר המכללה ו/או במודעות עיתונים.
- ריכוז וטיפול בצרכים לוגיסטיים רוחביים של הצוות והמשרד כגון: ריכוז הטיפול במעבר המשרדים (השלמתו), מציאת מקומות לימי עיון צוותיים, ריכוז הלוגיסטיקה בישיבות הצוות, קשר ישיר עם המחלקות השונות במכללת הרצוג-כולל משאבי אנוש
- קידום תהליכים של רכש, לוגיסטיקה ותפעול
- נסיעות לחו"ל: הזמנת טיסות ומלונות לנסיעות הצוות לחו"ל, הכנה של טופס נסיעות לחו"ל
- ניהול קופה קטנה- תיוק חשבוניות, סריקת חשבוניות,
- כספים- הכנה של טפסי הזמנה ונסיעה, בחינת הצעות מחיר, עבודה עם מערכות תשלומים בארגון- הכנסת חשבוניות והצעות מחיר למערכת האקסל בארגון, העברת חשבוניות לאישור של הגורמים הרלוונטיים, ביצוע תשלומים בפועל. העבודה נעשית בהנחייה של מנהל הכספים של הארגון.
- ניסיון של 3 שנים לפחות בניהול משרד/לוגיסטיקה/אדמיניסטרציה
- אנגלית ברמה גבוהה
- ניסיון של שנה לפחות בעבודה מול ארגונים/חברות בחו"ל
העבודה ב100% משרה, בירושלים- עם אפשרות ליום עבודה מהבית.
ניתן להגיש מועמדות עד התאריך 24/3/23 באמצעות הלינק הבא:
https://www.tfaforms.com/4947229?tfa_1=02426&tfa_16=MTM
חזרה ללוח הראשי