כתיבת נהלים

עמותות רבות קמו במקור כהתארגנות של כמה עובדים / מתנדבים בודדים ועם הזמן צמחו לארגונים גדולים, הגדילה באה לידי ביטוי מבחינת כמות העובדים, פריסה גיאוגרפית רחבה יותר בה מתקיימת פעילות הארגון, גידול במספר הסניפים של העמותה וכן גידול באוכלוסיית מקבלי השירותים שמספק הארגון. כל הללו, מלווים בדרך כלל בהגדלת התקציב השנתי וצורך בגידול הפעילויות לפיתוח משאבים לעמותה.
אז אם הכול מתרחב וגדל הדבר מעיד על סימן חיובי, מה הבעיה?
הבעיה מתחילה להתעורר כשמנסים לנהל ארגון גדול בכלים ניהוליים שהיו נכונים לימי בראשית, אפשר לקרוא להם "ימי הסטארט אפ"… ואכן - לא מעט מארגוני המגזר השלישי רואים עצמם כסטארט אפ חברתי וחלקם אכן מתרחבים בעשייתם ובהיקפם לאורך הזמן אך תחושת הסטארט אפ נשארת קיימת.
בנקודה זו מגיע הזמן להתחיל לחשוב ולבחון את נושא הנהלים בארגון ככלי ניהולי.
אצל חלק מאיתנו המילה נהלים מעוררת אוטומטית אי נוחות וסלידה מבירוקרטיה ויש ארגונים חברתיים שמראש נמנעים משימוש במושג הנהלים, אצל חלק אחר נהלים דווקא מייצרים סדר, בטחון ונוחות. אבל מה שברור בסופו של דבר שארגון חברתי הרוצה להיות יציב, מסודר, שיטתי, שקוף והוגן - חייב נהלים כדרך עבודה.
מערכת הנהלים טובה תומכת בהשגת המטרות הבאות: שיפור תהליכים ושיטות, הנחיית עובדים, מעקב אחר ניהול תקין ויצירת מסגרת אחידה ונגישה של התנהלות העמותה . מטרת הנהלים הינה הסדרת תהליכים, הגדרת מדיניות הארגון ושימור ידע פנים ארגוני בצורה כזאת שתימנע טעויות ותפתח את הארגון.הנהלים נותנים לעובד מידע לגביי בעל התפקיד המחזיק באחריות כזאת או אחרת.בראיית מאקרו של הארגון,
נהלי עבודה הם בסיס לתפקוד בהיר, אחיד ואפקטיבי של הארגון.
נהלים תכליתיים, קריאים ולא מסורבלים תורמים להתנהלות יומיומית שקולה ובעלת קווים מנחים ולא בצורה של "כיבוי שריפות", הם משמשים ככלי בידי הנהלת הארגון לתיעוד הידע הארגוני שנצבר לאורך השנים, מה שמונע מהעובדים לחזור על טעויות שהתרחשו בעבר.
נוהל טוב הוא המבטא בצורה ברורה מהו התהליך, מהי השיטה לביצוע התהליך, מיהם בעלי האחריות לביצוע ומהי חלוקת העבודה ביניהם. נוהל טוב ייתן מענה לסוגיות יומיומיות שעולות בטיפול במשאב האנושי בארגון תוך שהוא מאפשר במידת הצורך גם גמישות בפתרון למקרים חריגים היוצאים מן הכלל. 
יש לזכור כי תהליך כתיבת הנהלים הינו תהליך מורכב אשר לוקח זמן רב אך קריטי לעתיד העמותה. תהליך זה הינו השקעה משתלמת לטווח ארוך המאפשר מניעה של טעויות המבזבזות זמן יקר או משאבים כלכליים.ארגון שמשכיל לכלול ביומיום נהלי משאבי אנוש ברורים, המפורסמים ברבים ומיושמים בארגון מבטיח לעצמו אומדני השוואה ועוגני התייחסות קבועים ומדידים, מפחית סרבול בתהליכי קבלת החלטות בסוגיות שונות ועובד בצורה אפקטיבית יותר בהתייחס לפן של ניהול המשאב האנושי.

מתאם מסייעת לעמותות ביצירה ובבניית תבניות נהלים מותאמות לכל תרבות ארגונית וכל סוג ארגון חברתי.